¿Por qué es clave la comunicación entre departamentos? ¡Te lo explico aquí!
Hablarte de la comunicación interna en tu empresa es como explicarte por qué el aire es importante para respirar. Si tus departamentos no se comunican bien, la empresa se asfixia.
Sí, así de dramático es el asunto…
Vengo a contarte a título personal como es la comunicación entre departamentos ( en este caso en la agencia) y su importancia.
Cabe destacar que, toda empresa que tenga 2 o más departamentos que se encargan de distintas tareas, deben tener comunicación entre ellos.
¿Por qué?
¿Te gusta Hans Zimmer? ¿no? ¡Pues sal de aquí ya!
Imaginate que diriges una orquesta, violines, trompetas y tambores tocan a destiempo, o una canción diferente, esa orquesta esta destinada al fracaso.
Lo que hace una buena melodía es que todos los músicos tocan su instrumento al unísono, y según la partitura, ni antes ni después, justo cuando le toca y la nota que sigue.
Y cuando eso pasa, salen obras de arte como
Now we are free
Interestellar
Piratas del Caribe
Star Wars
¡Vamos al CHISME!
En la agencia, contamos con tres departamentos
VENTAS
DESARROLLO
MARKETING
El primer contacto con el cliente se produce en VENTAS (obio), ahora bien, ¿Que pasa cuando “Ventas” ya hizo su trabajo? (explicar el producto, y facturar). Pues en el caso de una página web, el siguiente paso pueden ser dos.
Casuística uno.
El cliente, en el formulario NO marcó la casilla de “Quiero más info acerca de los textos”
En este caso, se crea una tarea en ASANA (programa que utilizamos para la administración de tareas a nivel personal y grupal) de forma automática con Zapier ( ya hablaremos en otra ocasión de esta herramienta tan vital para una empresa) en la que tiene el proyecto designado y toda la información del cliente dentro.
Ventas, es quien se encarga de ver cual de los dos equipos de programación puede albergar este nuevo proyecto, por lo que la compañera, asigna a uno de los jefes de equipo esta tarea de “Inicio Proyecto”
Una vez el proyecto termina, es este jefe de equipo (recuerda, estamos ahora en el departamento de desarrollo), quien se encarga de hacerme una tarea de “Propuesta Marketing”, con todo el proyecto y lo más importante, una serie de anotaciones sobre el cliente, de tal modo que me orienta en base a su trato con el.
Estas impresiones son dadas por el jefe de equipo, quien ha estado llevando la comunicación con el cliente a lo largo de todo el desarrollo de la página, y sinceramente, me es más valioso esto que todo el brief, ya que recoge la impresión como persona, de uno de mis compañeros que previamente ya ha trabajado con esa persona.
Vital, para saber como tengo que vender a este cliente (ya hablaremos de esto tan importante en otra ocasión).
Siguiente paso, llamada con el cliente para hacerle una consultoría sobre el estado de suproyecto con el fin de adecuar un presupuesto que se ajuste a lo que necesite.
Resumen del paso del cliente entre diferentes departamentos.
Cliente → Ventas→Desarrollo→Marketing
Si, que fácil no?…
Segunda casuistica,
En la que el cliente, marca el SI en la casilla de, quiero más información acerca de servicio de textos.
Uff, la cosa ya se complica, porque de esta nueva casuística, cuelgan otras dos, pero tranki! se entiende fácil
Cuando el cliente marca esta casilla, de forma automática (Zapier) me crea una tarea en mi Asana, con toda la info del cliente, donde yo solo tengo que leerme de que va su proyecto, para llamarle y explicarle en que consiste este “Potenciador” así lo llamamos, mola e?
Le paso presupuesto, núnca digo precio, y si insisten, siempre sigo un desde o una orquilla que me permita no pillarme los dedos…
En caso de querer el servicio
El cliente se queda en marketing hasta que tenemos listo el contenido, una vez listo el contenido, de mi dep. de marketing, le hago el pase al uno de los jefes de equipo disponibles, dep. de desarrollo.
Por lo que el resumen sería el siguiente
Ventas→Marketing→Desarrollo→Marketing
Si, siempre vuelven a mi, en este caso, me es más fácil vender servicios, ya que todos, quedan bastante contentos no solo con el servicio de desarrollo, si no con el contenido que le hemos generado.
¿Que pasa si no quiere el servicio una vez entregado el presupuesto?
Exactamente lo mismo, hago el pase a uno de los equipos del dp. de desarrollo, y una vez que estos terminan, me vuelve a mi.
Todo esto parece simple, pero te aburriría si profundizo más sobre el tema, ya que entre pase y pase, hemos diseñado una serie de protocolos para no perder información, agregar más información, y con dobles verificaciones de pase.
¿Como doble verificación de pase?
Si, somos humanos, el multitasking lo hacen mejor las máquinas, siempre que hacemos un pase entre departamentos, el que hace el pase del cliente, debe hacerlo no solo por correo, si no también por Asana, si alguno de los dos falla, algo ha pasado.
Como se que no te gusta leer, querido mío.
Aquí te dejo un video resumen, sobre este tema.
Caliente desde mi perfil de Instagram, al que debes seguir para más chismes 😉